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Estratégias para ampliar a captação e retenção de alunos

por Elisa Wolynec

Enquanto a maioria das IES enfrenta uma crise decorrente da diminuição do número de ingressantes, aumento da evasão e da inadimplência, há instituições que estão em franca expansão do número de ingressantes, mesmo em locais onde a concorrência é cada vez mais acirrada. É interessante analisar algumas dessas estratégias de sucesso, pois medidas similares poderiam resolver a situação de outras IES.

Em um conjunto de reportagens publicadas no dia 18 de abril último, o jornal
Folha de São Paulo retrata a situação das IES particulares:

  1. O número de ingressantes nas IES particulares cresceu apenas 2% entre 2003 e 2004, enquanto o número de vagas ofertadas cresceu 16,8%.
  2. Em crise, faculdades de São Paulo cortam cursos. Problemas financeiros provocam fechamento de turmas, atraso nos salários e demissão de professores.

Contrastando com esse cenário, a UNISO – Universidade de Sorocaba – relata que o número de ingressantes cresceu 8% em 2005 e 22% em 2006. Estes números foram apresentados pelo Prof. Nilson Leis, Pró-Reitor Administrativo da UNISO, em palestra apresentada no dia 22 de março deste ano[1]. Segundo o Prof. Nilson, a UNISO traçou uma diretriz estratégica visando o aprimoramento dos processos e a otimização do uso de recursos, com o objetivo de obter maior eficiência e redução de custos. A meta a atingir em 2005 era uma redução real de 15% nos custos operacionais, propiciando uma redução de mensalidades, aumento da demanda e melhoria do relacionamento instituição-aluno. As principais ações implementadas foram:

  • Reorganizar rapidamente a estrutura institucional.
  • Implantar, em breve espaço de tempo, um novo sistema de gerenciamento acadêmico, em substituição ao que vinha sendo utilizado, desenvolvido internamente.
  • Flexibilizar as possibilidades de acesso e permanência de alunos na instituição, implantado o sistema de créditos, ou seja, permitindo a matrícula por disciplinas.

Os principais resultados obtidos, segundo o Prof. Nilson, foram bastante animadores:

    • Aumento de 8% em 2005 e 22% em 2006 no número de alunos ingressantes.
    • Mensalidades reajustadas em percentual menor que a inflação ou em alguns cursos, redução média de 25%.
    • Melhora substancial no tempo de atendimento ao aluno: de 60 minutos para 15 minutos em períodos de negociação.
    • Confiabilidade, transparência e acesso em tempo real dos dados acadêmicos e financeiros.
    • Redução da inadimplência com sistema de créditos.
    • Relação do número de alunos/funcionário = 53 (bem menor que a média nacional).
    •  Melhora da qualidade de ensino através da divulgação dos Planos de Componentes Curriculares.
    •  Relação do número de alunos/professor = 33 (menor em duas vezes a média nacional).
    •  Redução real de custos até o final de 2005à 15% do custo total da instituição.
    •  Rapidez no acesso, na utilização e na comunicação interna, inter-câmpus e externa.

A UNISO deverá obter melhores resultados ainda com a recente implantação do CRM da Microsoft, integrado ao sistema de gestão acadêmica, que deverá contribuir com maior eficiência em processos como os de captação de alunos, divulgação de cursos para ex-alunos e negociação com inadimplentes.

Serão, também, iniciados estudos para a implementação de 20% das atividades à distância, o que deverá contribuir para uma maior redução de custos.

Outro caso interessante é o da USF – Universidade São Francisco – que estava enfrentando uma diminuição no número total de alunos. Entre 2002 e 2004 houve uma diminuição de 8% no total de alunos matriculados gerando uma necessidade urgente de corte custos.

Foi efetuado, inicialmente, um processo completo de reorganização das estruturas curriculares, integrando disciplinas similares de cursos distintos, de forma a otimizar o preenchimento de turmas. Com essa estratégia conseguiu-se uma diminuição de 12% no custo-aluno[2]. Além de diminuir custos, esta mudança melhorou a satisfação do alunado e o número total de alunos, que vinha decrescendo, apresenta agora uma expansão de 4%. Segundo o Prof. Antonio Gonçalves de Oliveira, Secretário Geral da USF, na segunda etapa foram reestruturados todos os currículos e, em 2006, todos cursos da USF iniciaram o ano com currículos novos, o que deve aumentar ainda mais a satisfação dos alunos e ampliar o número de ingressantes.

Assim como no caso da UNISO, a USF planeja introduzir 20% de atividades à distância em seus cursos.

Não devemos deixar de mencionar o caso da Faculdade Sumaré, que saltou de 2000 para 6000 alunos com a introdução de 20% de atividades à distância em todas as suas disciplinas, através da implementação de um ambiente de e-learning[3]. Com isso conseguiu implantar dois turnos noturnos e dois turnos matutinos, repassando a redução de custos às mensalidades. O conjunto de diferenciais oferecidos, que incluem um custo menor das mensalidades e a oferta de um ambiente de ensino-aprendizagem que fascina e entusiasma os alunos, criou uma explosão da demanda que só não ampliou mais ainda a matrícula, porque o atual edifício sede não comporta mais alunos.

O que observamos de comum nestes três casos é que em primeiro lugar, a redução de mensalidades tem uma enorme influência na captação de alunos. Há uma grande massa de alunos querendo estudar que não consegue pagar as mensalidades vigentes e, muitas vezes, uma pequena redução faz uma grande diferença.

Verificamos também que em praticamente todas as IES há espaço para redução de custos e melhoria dos resultados da aprendizagem, reestruturando os currículos e adotando tecnologia no processo de ensino-aprendizagem.

Ao contrário do que muitos mantenedores acreditam, a mudança de sistema de ensino seriado para crédito, permitindo a matrícula por disciplinas, aumenta a receita em vez de diminuir. É que em vez de um aluno inadimplente e/ou evadido, temos um aluno cursando parcialmente e pagando em dia.

Várias IES estão reformulando completamente a estrutura curricular, para modernizar e adequar o conteúdo às necessidades do mercado, flexibilizar a formação profissional e ao mesmo tempo conseguir turmas com maior ocupação, diminuindo custos. Essa reformulação envolve geralmente a criação de um núcleo básico de disciplinas da área de conhecimento, seguido de um núcleo de disciplinas da área profissional e finalmente as disciplinas específicas da formação profissional. Assim, por exemplo, define-se um núcleo de disciplinas para a área de ciências exatas e tecnológicas, depois um núcleo de disciplinas que todos os alunos do curso de engenharia devem cursar e finalmente as disciplinas específicas da engenharia civil, da engenharia mecânica, ou seja, de cada formação profissional.

As simulações de redução de custos com uma mudança desse tipo são extremamente atraentes. Os resultados dessa mudança logo estarão implementados trazendo um diferencial importante para essas instituições. Em conjunto com essas mudanças é importante rever o modelo pedagógico adotado, introduzindo mais atividades práticas para os alunos.


[1] “Gestão em Instiruições de Ensino – Alguns Resultados” palestra apresentada no 1o  ENADU, São Paulo – SP, 22/3/2006 – http://enadu.lyceum.com.br/

[2] “Universidade São Francisco – Integração Curricular promove formação interdisciplinar e redução de custos” – Revista Ensino Superior, Ano 7, no. 84. Setembro de 2005.

[3] “Inovação e tecnologia reduzem custos na Faculdade Sumaré” – Revista Ensino Superior, Ano 7, no. 79, Abril de 2005.

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